【時間管理】睡前列工作清單和生活清單,簡單幾分鐘讓你遠離「工作慌張症」! | 燕俐聰明消费 | 盧燕俐

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目標:隔天上班不慌張
步驟:睡前整理皮包和皮夾 → 把明天工作詳細寫在日誌本 → 依重要性排列工作清單 → 把生活清單寫在memo紙 → 貼在皮夾上     


我的朋友阿華有「工作慌張症」,只要想到隔天有做不完的工作,就開始心浮氣躁,不但連假日都心神不寧,和我們外出旅遊玩得不開心,一張「老K臉」,甚至還影響睡眠品質,起床後總有兩團黑眼圈。

隨著公司業績大幅成長,阿華的工作量也直線上升,但身心狀態卻每況愈下。有一天,他開口問我:「阿姐,看妳每天工作也很多,既要主持廣播節目,還要研究股票,也常常在電視上看到妳,但妳似乎樣樣都能搞定,這其中有何秘訣?」

我告訴他,「要把時間效率發揮到極致,即使工作再多,也能悠然自得!」而把時間效率發揮到極致的第一步,就是學會列「工作清單」,再依重要順序先後進行,完成一項劃掉一項,不僅精準掌握工作內容,也超有成就感。

列「工作清單」的方法有很多,建議依每人習慣不同,選擇最適合自己的。有的人是科技狂熱份子,習慣利用手機、平版電腦來列清單,也有的人喜歡紙本的觸摸感,會特地去買日誌本或筆記本,把工作清單一一寫在上頭。


我是屬於後者,每天睡覺之前,一定會做好兩件「整理」的任務:

第一,是整理包包和皮夾
把當天消費拿到的發票整理好,放置在專門收藏發票的收納袋,如此一來,包包和皮夾不但整潔,也可藉此掌握全天的消費金額,若有特別的支出,像是母親節禮物、添購電器等,就順便寫在記帳本上,等到了月底,就能了解收支情況。

第二,則是在日誌本上,把明天要做的工作寫下
包括:會議內容、拜訪那些客戶、錄影行程、寫作進度、閱讀和思考研究報告、餐會時間……等等,一一寫下,特別重要且必須完成的,就在上頭打三顆星星,提醒自己進辦公室之後,要率先來處理。

忙的時候,一天的清單可能高達10項,看起來很嚇人,似乎負擔也很重,可是,每當完成一項,就用力劃掉一項,那種喜悅不單單只是完成工作,更有一種超越自我、忙中帶序的成就感。

當然,可能會遇到突發狀況,導致工作無法如期進行,沒關係,千萬別沮喪,此時「工作清單」內剩下的3個項目,再分配到明、後天,設法盡速完成,切忌拖越久,因為日子久了,就有各種理由可以搪塞,到最後逼不得已必須趕進度,呈現出的結果一定大打折扣。

另外,生活中有些雜七雜八的瑣事,必須花點時間處理,例如:傳真重要文件給銀行、轉帳給網路賣家、繳信用卡費、寄掛號信...等等,這些瑣事並不適合列在工作清單內,但又勢必得隔天解決,同樣的,我也會採取列「生活清單」的方式,來提醒自己明天要辦好。

列「生活清單」簡單多了,就直接拿一張memo紙,把這些瑣事一一寫下,然後,直接貼在皮夾上,因為這些事情大多跟錢有關,貼在皮夾上,就能利用去買便當或飲料的時候,直接看到清單上的事項,立即去處理,需要用的錢,也直接從皮夾裡拿出,無需再回辦公室內找皮夾,可以省下許多時間成本。

尤其是,隨著年紀的增長,記性越差、忘性越好,即便只是一件小事,都可能在出門的那一瞬間,全部忘得一乾二淨,有些「緊張型」的上班族,只要踏進公司後,處理的第一件公事不順心,就會忘了後頭還有N件公事,造成工作效率不佳。

因此,每天睡覺前,認真列出隔天的「工作清單」和「生活清單」,絕對是時間管理的第一步驟,如果連清單都列不出來,或根本不想列,就意味著無心工作、生活散漫,連時間都管理不好,試問:將來的升官、加薪怎可能會有份?

可別小看列清單這項簡單的任務,它可是你邁向成功的開端!
你也可以這樣跟著做


範例A:燕俐的工作清單(6月17日)

全天確定行程
早上8點到9點:主持廣播節目「財經博覽會」
☆ ☆ ☆早上10點半:與富蘭克林投顧副總羅尤美有約
中午:朋友餐會
下午2點半:錄公視節目
下午5點:錄年代節目
傍晚9點:讀新書「貨幣戰爭3」

待確認事項
☆ ☆ ☆1.確認永慶房屋演講主題
2.提醒作者交青創文稿
3.提醒企製約美食家陶禮君上節目

說明 → ☆ ☆ ☆表示進公司後,一定要優先處理的事項


範例B:燕俐的生活清單(6月17日)
☆ ☆ ☆1.轉帳給惠子代買葉黃素1880元
2.傳真身分證影本給緯來電視台
3.傳真稿費收據給記協
4.跟佳慧要上次台中旅遊的照片

說明→欠錢是不好的行為,請朋友代墊款項一定要優先處理


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