【時間管理】想要事情再多也能有條不紊?用四個象限解決你的問題! | 燕俐聰明消费 | 盧燕俐

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目標:事情再多也能有條不紊
步驟:詳細看工作清單 → 以「急迫性」和「重要性」當作橫縱軸劃出四個象限 → 依此決定事情處理的先後順序 → 「急迫且重要」的工作務求今日事今日畢

半年前,我去拜訪一位好久不見的朋友,她剛從中國回來,看著她才四十歲出頭,就能一路從研究員、基金經理人、研究部主管,晉升成為台灣某大投信的總經理,替她感到開心不已。

只是,我很好奇,從研究部門的大主管,搖身一變要帶領五十多名員工,且在管理、行銷、人事等各個層面必須面面俱到,她如何能保有工作效率,盡量天天不加班,同時又顧及了生活品質。祕訣在哪裡?

朋友笑著說,她有個能幹的祕書,每天下班前,會幫她列出完整的「工作清單」(工作清單重要性請看這裡),儘管密密麻麻一大串,但時間、地點、對象、內容皆詳細記載,讓她很迅速就能掌握隔日的工作要點。

不過,由於工作細項實在太多了,再加上突變狀況不少,例如:拜訪合作單位的途中嚴重塞車、原本預計要開一小時的會議因故延長二十分鐘...等等,使得接下來的工作無法完全按照排序走,此時,順勢調整工作清單,將一些比較不重要的、或是急迫性不高的,延到明後天來處理,就不會耽誤到重要的工作。

至於哪些工作屬於重要,哪些屬於急迫性高,必須優先處理的?
她會在每天開車上班的途中,利用等紅燈時間,拿出紙筆,在工作清單旁的空白地方,用「急迫性」和「重要性」當作橫軸和縱軸,劃出四個象限,分別是「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫也不重要」,以及「不急迫但重要」。(如下圖)

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然後,依此四個象限,來決定事情的先後處理順序。
其中「急迫且重要」的工作,就算時間上被耽擱到,務求「今日事今日畢」,以免影響整體公司的運作;而「急迫但不重要」的工作,就重要性而言,雖然比不上「不急迫但重要」的工作,然因有時間上的壓力,必須緊急完成,排序上僅次於「急迫且重要」的工作。

再來才是「不急迫但重要」,可以拖個幾天,花一點心思,在充裕的時間下,好好處理完畢,最後,才是「不急迫也不重要」,甚至拖上一個星期也沒關係。

這位美麗的投信總座舉了幾個例子,來進一步說明,像是新基金的上市行銷計畫,由於基金上市在即,被歸於「緊急又重要」的工作,她就會開會之前,先思考可行的方向,並於當天召開會議時,和同仁一起腦力激盪;而諸如和投研部同仁討論行情趨勢,就屬於「重要但不緊急」,如果當天會議很多,完全擠不出時間,就延到隔天再來舉行。


我認為,一般上班族雜事很多,常常忙到心煩,甚至會一邊工作一邊碎碎念:「事情怎麼這麼多啊? 永遠有做不完的工作! 我好想回家喔...」如果能妥善運用上述四個象限,來決定一天工作的優先處理順序,不僅不會遺漏重大事務,被老闆或主管「刮鬍子」,也因為早已掌握工作的排序,一整天下來,就算事情再多,也能氣定神閒,不被雜七雜八的瑣事壞了好心情。

就請讀者趕快拿起紙筆,試著劃出這四個象限,再對照前一天已列出的工作清單,把今天的工作內容一一寫進適合的象限,就會立刻釐清今天應該先完成哪些工作!現在,有沒有覺得鬆了一口氣,再也不怕工作繁雜了呢?


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做燕俐的工作排序(6月17日)

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